7 Tipps zur effektiven Konferenz-Promotion über Social Media

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Konferenzen, Messen, Veranstaltungen – wir besuchen sie häufig und regelmäßig als Gäste, aber auch als Referenten und Aussteller. Im Zuge der Medienwirksamkeit finden mittlerweile zahlreiche Events immer stärker im Netz statt. Und nur wenige Veranstalter verzichten gänzlich auf die mediale Inszenierung vom Vorfeld über den eigentlichen Event bis zur Nachberichterstattung. Sie folgen dabei einem einfachen Schema: Je mehr inhaltliche Relevanz und Affinität zu Medien und zum Internet gegeben ist, desto stärker wird die Präsenz bei Twitter oder Facebook ausgebaut.

Noch vor wenigen Jahren waren Besucher ausschließlich auf die offiziellen Informationskanäle angewiesen. Auf die Event-Ankündigung folgte der schriftliche Registrationsprozess, einige weitere postalische Mailings hielten die Besucher auf dem aktuellen Stand. Mittlerweile lösen regelmäßige Mailings, Pre-Events wie zur dmexco oder zur Cebit, sowie das Engagement der Veranstalter bei Twitter oder Facebook diesen vergleichsweise teuren Prozess durch das digitale Momentum ab.

Events sind im Digitalen Zeitalter angekommen
Sehen wir von mittlerweile sehr bekannten Web-Konferenzen wie next oder re:publica ab, erfreuen sich die Veranstalter von traditionsbewussten Events sehr deutlich am partizipativen Nutzer. Nicht mehr alleine ein Redaktionsteam vor Ort, sondern der Konferenzbesucher selbst greift zum Smartphone oder Laptop, um seine Eindrücke der Welt öffentlichkeitswirksam mitzuteilen.

Zwischen den Vorträgen und auch während des Programms greifen die Zuhörer einzelne Themen auf, verbreiten sie mal als losgelöste oder auch zusammenhängende Statement-Tweets. Wer vor Ort ist, informiert sich über das Geschehen in anderen Panels. Und wer zu Hause oder im Büro bleibt, kann ohne weiteres ein wenig aktuelles Zeitgeschehen verfolgen. Auch beim medienforum.nrw ist dieser Trend unter dem Hashtag #mefo10 zu beobachten. Insgesamt ist diese Entwicklung sehr lobenswert. Die Konferenz wird durch die Besucher belebt.

Wie setzen Veranstalter Social Media für Konferenzen richtig ein?
Jeder Veranstalter muss sich heute darüber im Klaren sein, dass seine Besucher weitaus mehr Informationen und eine mediale Rundumversorgung erwarten. Als grundlegende Ideen in Hinblick auf den Einsatz von Social Media bei Events möchte ich folgende Punkte als Empfehlung für Veranstalter zukünftiger Events festhalten.

7 Tipps zur effektiven Konferenz-Promotion über Social Media

  1. Konferenz-Webseite als zentraler Knotenpunkt:
    Eine Konferenzseite muss neben dem aktuellen Programm und Referenteninformationen auch mit sämtlichen anderen Web-Präsenzen des Events verbunden sein. Cross-Linking zum Twitter-Account oder der Facebook-Fanpage, zum Ticketing-System bei Amiando, zu XING über die einzelnen Ansprechpartner, Social Media Newsroom mit Fotos und Videos von YouTube, sevenload, Flickr und Sharing-Buttons zu diversen Bookmarking-Dienstleistern. Der „Like“-Button von Facebook oder das „Tweet this“-Konzept muss ebenfalls für jede Konferenzseite integriert sein.
  2. Twitter als Informationsgarant: Eine Konferenz muss aktuelle Informationen zu jedem Zeitpunkt auch ins Social Web streuen. Twitter eignet sich dabei sehr gut für Besucher, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Auch Journalisten, die sich jeder Veranstalter für seinen Event wünscht, nutzen Twitter als Themenseismograph und mittlerweile als schnellste Primärquelle gegenüber der klassischen Pressemeldung per E-Mail (oder per Post). Als wichtig zeichnet sich auch das eigene Engagement aus, sobald thematisch relevante Informationen über diesen Konferenz-Account verbreitet werden. Der Blick über den Tellerrand ist für Follower das A und O, und als twitternder Veranstalter demonstriert man Fachkompetenz auch außerhalb der eigenen Veranstaltung.
  3. Twitter als Interaktionsmedium:
    Ein kapitaler Fehler seitens zahlreicher Veranstalter ist das fehlende Engagement mit den Fans oder Followern. Wenigstens seinen eigenen Followern sollten Events bei Twitter folgen. Ein Gegenargument, was man immer wieder hört, beinhaltet das eindeutige Bemängeln eines sauberen Twitter-Feeds zur Verwaltung des Twitter-Accounts. Das ist jedoch eine völlig falsche Ausgangslage. Der Twitter-Feed sollte nicht nur die eigenen Tweets zur Visualisierung darstellen. Viel besser eignen sich kollaborative Tools und Clients zum Management des Twitter-Accounts. Schließlich sind bei größeren Events mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bei Twitter unterwegs, so dass Hootsuite, CoTweet, Tweetdeck, Sesmic und andere Hilfsprogramme wesentlich effizienter für die Verwaltung des Twitter-Accounts geeignet sind. Als Appell für jeden Veranstalter gilt: Folgt euren Followern aktiv, sobald sie euch folgen – diese Belohnung erfreut nicht nur die einzelnen Besucher, sondern kann mit noch stärkeren Re-Tweets und Thementweets unter den jeweiligen Hashtags honoriert werden.
  4. Hashtags als Monitoring:
    Egal ob #mefo10, #dmexco, #next10 oder #webciety – jeder Event vertraut mittlerweile auf seine eindeutige Identifikation in Twitter. Für das Pflichtprogramm wird in der Regel bei längeren Konferenznamen gerne die Abkürzung des Events mit oder ohne Jahreszahl verwendet. Daran sollten sich auch Veranstalter mit ihrer Hashtag-Vorgabe halten. Als Kür gilt in der Szene der Einsatz von speziellen Hashtags für die verschiedenen Tracks/Räume der Konferenz, die am Eingang des Raumes und gerne an der Beamerwand oder in der Präsentation selbst platziert werden sollten, wie z.B. #raum1 oder #raumzwei.
  5. Geolocation-Dienste als Spielerei:
    Foursquare und Gowalla liegen bei vielen Besuchern im Trend. Eine Konferenz sollte über einen offiziellen Account bei beiden Diensten den Veranstaltungsort sowie einzelne Konferenzräume vor Beginn der Konferenz hinterlegen. Mit einer exakten Geo-Position finden spielfreudige Nutzer einen kleinen Zusatzanreiz, sich medial bei der Konferenz auszutauschen und gegebenenfalls auch im Wirrwarr der Besucherströme zu finden
  6. Facebook für echte Fans und potenzielle Besucher:
    Neben Twitter eignet sich Facebook hervorragend dazu, um die Besucher mit Informationen und attraktiven Klickanreizen in Form von Bildern oder Videos immer auf dem Laufenden zu halten. Zudem bieten Engagement-Ads bei Facebook im Vorfeld der Veranstaltung die Option, neue potenzielle Besucher mit sehr genauen Targeting-Optionen zu werben.
  7. Video-Berichterstattung als Besuchererlebnis:
    Eine alte Faustregel gilt immer noch: Besucher lockt man durch ein abwechslungsreiches Programm an. Zahlende Gäste hingegen stehen oft vor dem Problem, dass ihre präferierten Vortragsthemen zeitgleich abgehalten werden. Der Königsweg von professionellen Konferenzen ist eine Aufzeichnung von jedem Panel in voller Länge, die nicht als Live-Stream im Web übertragen werden müssen, sondern nach einigen Tagen den Besuchern als „Konserven-Videos“ zur Verfügung gestellt werden. Eine eigene Video-Seite ähnlich der DLD und parallele Platzierung der Videos bei Videoportalen wie YouTube oder sevenload in einem eigenen Conference-Channel bieten zudem virales Potenzial, aber auch zusätzliche Reichweite und Aufmerksamkeit. Es steht jedem Veranstalter frei, die Videos in voller Länge öffentlich zugänglich zu machen, nur den registrierten Besuchern for free oder zusätzlich gegen eine „Pay-Per-View“-Option für Nicht-Teilnehmer der Veranstaltung. Gewiss ist mir bei diesem Punkt sehr wohl bewusst, dass mein Arbeitgeber ähnliche Produkte anbietet. Für das gesteigerte Erlebnis als Messe- oder Konferenzbesucher und als Empfehlung zur Konferenz-Promotion in Social Media soll dies keinen Einfluss haben.

Insgesamt betrachtet ist die deutsche Konferenz-Landschaft in der Medienwelt schon jetzt gut im Social Web positioniert. Ein wenig Finetuning und Justieren einzelner Stellschräubchen sind jedoch notwendig, um den (zahlenden) Besuchern mit dem Event als ein absolutes Highlight im Gedächtnis hängen zu bleiben. Ich hoffe, dass meine Anregungen für künftige Events aufgegriffen und nicht nur bei Themen zu Medien/TV/Radio/Print/Internet/Social Media ihren Anklang finden werden. Selbst die Möbelindustrie, Foto- und Videoproduktion, Law-Events, B2B-Messen, Dienstleistungsgewerbe und jede erdenkliche Fachmesse kann diese einfachen Mittel zur Konferenz-Promotion nutzen, um einzelne Erfolge feiern zu können. Leider ist abseits von medien- und internetaffinen Konferenzen nur sehr wenig Engagement in Social Media vorhanden. Nicht jeder Aspekt macht bei jedem Event auch Sinn, doch mindestens einen der sieben Punkte sollten Konferenzbesucher in Zukunft erwarten dürfen.

Gerne lade ich meine Follower und natürlich die Leser meines Blogs ein, fleißig mitzudiskutieren: Welche Erwartung im Sinne vom Einsatz von Social Media für Konferenzen teilt ihr – und welche Punkte sind eures Erachtens nach wertvoll?

Update vom 01. Juli 2010:
Nicht vorenthalten möchte ich dem geneigten Lese auch die 10 Tipps zur erfolgreichen Eventkommunikation im Blog von Anja Beckmann, die in der Hinsicht einen relativ klassischen Ansatz verfolgen, aber als Gesamtpaket mit den obigen sieben Tipps eine gute Ausgangslage bilden.

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Sperren, Löschen oder Pressefreiheit für ein FAZ-Blog?

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Press this! Not the button, but the Press. Kuscheln wir uns eng zusammen und schauen mal, was im Internet so los ist. Auf dem Heimweg las ich zufällig doch tatsächlich folgenden Artikel mit dem markigen ersten Satz: „Heute ist mein Blog bei der FAZ „gesperrt” worden.“ Zu Anfang dachte ich, meine Augen würden mich trüben. Das kann nicht wahr sein. Hier scherzt jemand. Doch tatsächlich wurde laut des Artikels das FAZ-Blog von Michael Seemann alias „mspro“ von der Redaktion abgeschaltet.

Zuerst war es nur ein einzelner Blogeintrag, doch dieser brachte den Stein ins Rollen. Fehlende oder nicht ausreichende Rechte an dem verwendeten Bildmaterial, wie in diesem Fall durch die Redaktion kritisiert wurde, stellen Verlage vor eine große Herausforderung. Bevor man eine Abmahnung oder Honorarforderung seitens des Fotografen oder Rechteinhabers riskiert, ist der schnelle Griff zur Deaktivierung von fraglichen Beiträgen durchaus gängige Praxis. Schließlich geht es um den Geldbeutel, der uns allen lieb und teuer ist. Dieser Grund für die Entfernung eines einzelnen Artikels wirkt auf den ersten Blick durchaus verständlich. Doch gerade an dem Punkt entwickelt sich eine sehr spannende Geschichte.

Nach Überprüfung des fraglichen Artikels stellt der FAZ-Blogger „mspro“ seinen Artikel selbstverständlich ohne das fragliche Bildmaterial online – mit einem Hinweis auf die Veränderung. Der alte Text wirkt gewiss auch ohne die Illustration. Der Leser darf am Inhalt teilhaben. Genau an diesem Punkt, und da empfehle ich durchaus den obigen Artikel zu studieren, sieht sich die Redaktion gezwungen, das Blog scheinbar restlos zu entfernen und wertvolle Inhalte schlimmstenfalls restlos zu vernichten.

Ich respektiere vieles und kann die Entscheidung zur Deaktivierung eines Beitrages aufgrund der fehlenden Bildrechte wirklich nachvollziehen. Aus der Business-Sicht sprechen viele Gründe für den Schutz vor Honorarforderungen bei Bildern. Aber den Tod eines ganzen Blogs und aller Artikel zu riskieren stellt fast schon einen eklatanten Widerspruch zur Pressefreiheit dar, die auch auf Blogs als publizistische Werke zutrifft. Der Autor wird zwar nicht durch staatliche Instanzen an der Veröffentlichung von Inhalten und der Meinungsbildung gehindert, sondern durch eine Redaktion selbst. Insbesondere die Tatsache, dass der fragliche Blog den Namen „crtl-verlust“, also den Kontrollverlust als Titel trägt, spiegelt die Ohnmächtigkeit der traditionellen Medien mit Lichtgeschwindigkeit wider. Was nicht passt, wird passend gemacht – oder abgestellt. Für die Redaktion der FAZ kann dieser Schritt, das Blog und seinen Autor zu entfernen, keinesfalls von Vorteil sein. Fast 60 Kommentare und unzählige Tweets machen seit wenigen Stunden die Runde.

Wenn das nicht der beste Weg zum Social Media PR-Gau für die Redaktion ist? Wollen wir es mal nicht hoffen und darauf setzen, dass sich alle Beteiligten zusammen finden und die mögliche Kurzschluss-Reaktion noch einmal in aller Ruhe überdenken. In dem Fall des Eingeständnisses eines Fehlers kann ich nur darauf plädieren, auch mal die Fünfe grade sein zu lassen, wenn der „crtl-verlust“ wieder hergestellt wird.

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Top 10 Pressemitteilungen zur Fußball WM 2010

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Ehrgefühl, Nationalstolz, Patriotismus, Freude… mit solchen Worten umschreiben wir gern das Erlebnis der Fußball Weltmeisterschaft. In diesem Jahr blicken wir voller Hoffnung nach Südafrika, wo in wenigen Stunden auch unsere Deutsche Nationalelf antreten wird, um bei der FIFA Weltmeisterschaft 2010 mit um den Worldcup-Titel zu spielen. An der heimischen Werbefront überschlagen sich die Medien mit stündlich und minutiöser Berichterstattung rund um dieses globale Großereignis – wie man unschwer bei Google bei der Suche nach „Fußball WM“ in den Nachrichten erkennen kann.

Vom journalistischen Medienrummel abgesehen, entdecken insbesondere die werbetreibenden Unternehmen ihre sportliche Seite und spielen sich die schönsten Bälle gegenseitig zu. Zwar möchte der eine Sportartikelhersteller adidas gänzlich auf TV-Werbung zur WM 2010 verzichten, aber dieses Bekenntnis ist auch in der Omnipräsenz der Marke auf den Spielertrikots zurückzuführen. Andere Markenunternehmen hingegen können nicht genug davon bekommen, ihre werblichen Momentaufnahmen – und damit fast alles und jeden – mit einem Fußball auf der Standarte in den Orlog zu schicken.

Vor allem die Text-Perfektionisten geben sich eine geballte Schlacht der Wörter und versuchen, mit eingängigen Begriffen gleich noch ein wenig SEO über aktuelle Pressemeldungen zur WM 2010 zu erzeugen. Beispiele gefällig? Gerne, im Netz gibt es genügend Material. Darunter sind inhaltlich interessante Themen, aber auch so manche Pressetexte, die einem schon mehr als ein Stirnrunzeln oder Kopfschütteln abfordern. Es folgt die ultimative Top 10 Liste der besten, interessantesten, lustigsten und überflüssigsten Pressemeldungen zur Weltmeisterschaft 2010.

Die Top 10 der auffälligsten Pressemeldungen zur Fußball-WM 2010

  1. Jubeln bis zum letzten Spiel: Ein paar einfache Trinktipps bringen Sie fit und gesund durch die Fußball-WM: Es geht wirklich um Trinkwasser. Aber wenn über den Magen-Darmtrakt und das entsprechende Prinzip der Schweißbildung auf Expertenbasis referiert wird, schaltet sich der Geist durchaus ab.
  2. TV-Empfangswege im WM-Check: Wer jubelt zuerst über Tore?: Prädikat wertvoll, leicht schräges Medienthema und damit auffällig. Inhaltlich schlägt hier die Fachpresse allen anderen PR-Leuten einen Haken. Schließlich weiß jetzt jeder, dass sein digitaler Anschluss das Tor erst zu spät überträgt, während die Nachbarn mit analogem TV-Anschluss schon ein paar Sekunden früher jubeln dürfen. Das macht Freude!
  3. WM-Aktion bei Saturn: Jetzt beim Elektrofachmarkt 100 Euro Fanprämie sichern: In den Zeiten, wo der Geldbeutel kleiner wird und wir den Gürtel schon enger schnallen, suchen andere ihr Heil in dem Konsum. Emotionale Momente für Überzeugungstäter? Gewiefte TV-Zuschauer kennen dieses Späßchen bereits aus der Fernsehwerbung, aber welche Redaktion druckt eigentlich einen rein werblichen Inhalt ab?
  4. Das Erste: Erfolgreicher Auftakt der FIFA WM 2010 im Ersten: Wenn wir feiern, dann aber richtig. Schließlich geht es auch in Zeiten der GEZ-Reform immer um die Quote. Welchem Journalisten ist es dabei nicht schon im Vorfeld klar, dass dieser Freitag schlichtweg DER FUSSI-FREITAG war?
  5. Fußballfieber auf Balkonien: Fanartikel gut sichern: Wenn es mal wieder windig wird, müssen wir unsere Fanartikel am Gebäude gut sichern. Unsere Fahne hängt am Fenster gut eingeklemmt. Aber stürzt was herab, haften Fußballfans für Verletzungen und entstehende Schäden. Sind solche Meldungen bei der Fußball-WM nicht Spaßbremsen?
  6. ZERTIFIKATEWOCHE: Interview mit Bastian Schweinsteiger – Was Fußball und Investments als Disziplin gemein haben: Nur wenige Worte fassen diese Meldung gut zusammen: Wer hätte das gedacht?
  7. Viele Rote Karten für WM-Produkte: 11 Lebensmittel mit Fußball-Werbung im Ampel-Test: Würstchen in Ball-Form, Milchreis mit Deutschland-Flagge, Schokoriegel mit DFB-Prämien: Der Test macht hungrig, aber sättigt in keinem Fall. Bei so viel Kalorien in den ganzen Markenprodukten bleibt einem schon der Schokoriegel im Halse stecken. Der Appell an die Gesundheit. Dann doch lieber das Steak auf den Grill geschmissen.
  8. Bis zu 12,82 Millionen: Starke Quote bei erster RTL-WM-Übertragung: Einer geht noch, einer geht noch rein. Auf den obigen Erfolg der öffentlich-rechtlichen Sendeanstalt setzt der Privatsender natürlich noch einen drauf. Das Spiel von Uruguay gegen Frankreich war zwar alles andere als gut, zumindest kann man damit auch noch ein wenig Programmwerbung bei den WM-Talkern mit Herrn Jauch unterjubeln. Ach, der Jauch ist künftig auch bei der ARD zu sehen.
  9. Bonfire bringt Deutsche Nationalhymne erstmals in die Charts: Oben im Text stand noch etwas zu den Worten Ehrgefühl, Nationalstolz, Patriotismus, Freude – möchte man wirklich die Deutsche Nationalhymne als Rocksong mit mächtigen Gitarrensounds, fetten Bässen und einem vorwärtstreibenden Schlagzeug hören?
  10. Weltmeister Deutschland? Aber bitte doch! Wir brauchen den Titel – 54, 74, 90, 2010 – was will man mehr? Zumindest nicht die Hoffnung schüren, indem die Börsenentwicklung in wichtigen Teilnehmerländern der vergangenen Weltmeisterschaften analysiert wird, um Rückschlüsse auf den Ausgang der WM zu geben?

Mit einer solchen Liste bewegt man sich natürlich immer auf dem Glatteis, vor allem wenn man selbst kräftig in der PR selbst persönlich mitmischt. Man zeigt mit dem Finger auf andere und prangert sie damit indirekt an. Doch diese Top 10 der Pressemitteilungen zur Fußball WM 2010 soll kein öffentlicher Pranger sein, sondern ein nachdenkliches Beispiel. Schließlich verbreiten wir alle unsere Presseinformationen auch ins Social Web. Diese Situation lädt charmant zu einem Diskurs ein – als Dialog auf Augenhöhe für alle, die mitdiskutieren möchten und konstruktive Kritik üben wollen.

Diese Botschaft möchte ich auch mit diesem Text erreichen. Mir widerstrebt es zwar, mich so intensiv und ausgiebig das sportliche Großereignis der Fußball Weltmeisterschaft 2010 für die Profilierung des eigenen PR-Egos auszuschlachten. Denn wer sich nur einmal einen klaren Kopf in diesen heißen Tagen machen kann, kommt zu einer logischen Schlussfolgerung zwischen dem Wahnsinn der WM 2010 und dem Ansporn der Öffentlichkeitsarbeit. Auch Twitter muss manches Mal für die PR herhalten…

Ganz gleich welche noch so unglaubliche Pressemitteilung jemand in diesen Tagen verbreiten möchte – sie wird sang- und klanglos in der Reizüberflutung der Medienwelt untergehen. Ganz nebenbei werden zahlreiche Journalisten, und da muss ich auf meinen gesunden Menschenverstand vertrauen, so wenig wie möglich versuchen, die Werbebotschaften der WM-geilen Unternehmen aufzusaugen. Stattdessen bauen sich sogar einige Medienvertreter einen Filter, der schlichtweg alles, was auf „Fußball“ oder die Weltmeisterschaft nur hört, in die Ablage P und damit ins Nirvana schickt.

Liebe PR-Kollegen, bitte vertraut auf euch selbst und versucht nicht alles zu biegen oder zu brechen. Bekennt euch zu anderen Themen, nutzt die Chance für relevante Inhalte und platziert sie in den Medien. Und falls der Chef oder Kunde von dem „Nein“ zur WM überzeugt werden müssen, nutzt einfach euren gesunden Menschenverstand aus und besteht darauf, authentische und glaubwürdige PR zu machen. Zwar befreit diese nicht von der Pflicht einer Meldung, aber manche Dinge müssen einfach nicht sein. Schließlich sind wir die Experten, also vertraut bitte uns und unseren Erfahrungen und Beurteilungen.

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